行動の優先順位の付け方! 仕事にも生かせる思考術をご紹介します

たくさんの仕事を抱え込んでしまって、一つのタスクに集中できなくなってしまったり他のことが気になってしまって、複数のことを同時に進めてしまってはいませんか?

このような状態になってしまうと、どのタスクも中途半端になってしまいがちです。

このような過度のマルチタスクは、私たちのパフォーマンスを著しく低下させることも最近の研究で分かっています。

自分のキャパを超えているのに、状況を整理しとせず、気合いや根性で乗り切ろうとしてしまって、パンク寸前な人を多く見かけます。

ここでいきなり結論になりますが、

行動やタスクには、優先順位を決めて取り組む順番を考える必要があります。

「できる人」は、タスクを全て書き出し、それら全ての優先順位付けを徹底しています。

優先順位の指標:重要度・緊急性・必要時間

優先順位付けをする時に使う指標は、次の3つがあります。↓↓↓

自分にとっての
重要度・緊急性・必要時間

優先順位付けをする際には、、これら3つの指標を考えた上で、自分が持っているタスクを全て書き出し、4つに分類していきます。

  • 緊急でも重要でもないこと
  • 緊急でかつ重要なこと
  • 緊急ではないが重要なこと
  • 緊急だが重要でないこと

結構シンプルでわかりやすい分類だと思います。
重要度・緊急性の2つを含んだ分類の仕方です。

あれ?3つ目の必要時間は?と思うかも知れませんが、これは後から出てくるので、気にせず読み進めてください!

優先順位

優先順位 2位:緊急でかつ重要なこと

タスクを行なうとき、自分にとって重要であり且つ、緊急性も高いものからやっていくが切です。

これはなんとなくわかる人の方が多いのではないでしょうか。
どうでもいいタスクより先に、重要なタスクから行ないましょう。

たまに、どうでもいいものから簡単に終わらせてから、重要なことに取りかかる人がいますが、これは優先順位付けが出来ていない証拠です。

優先順位 3位:緊急だが重要でないこと

この分類に入るタスクは、できる限り自分で行なわず、他の人に頼めるのであれば依頼すべきです。

緊急性が高いタスクは、どうしても重要性も高いように感じられてしまいます。

しかし、緊急性と重要性を分けて考えることで本来の優先順位付けができるようになります。

優先順位 4位:緊急でも重要でもないこと

タスクをこなす時、緊急でも重要でもないことは、なるべく排除していきたいところです。

これに分類されることでは、例えば
「なんとなくスマホを触る」「布団から出ずにYouTubeを見る」などがあります。

自分にとって重要でないこと、且つ緊急でもないことの優先順位は低くしておくべきです。

優先順位 1位:緊急ではないが重要なこと

この順位付けで最も大切なことが、緊急ではないが重要なことです。

読者の多くの方も、「別に今やらなくてもいいや」というマインドで、自分にとって重要なことを後回しにしていませんか?

この最たるモノが、英語学習や健康維持だと思います。


「英語を話せるようになれば、コミュニケーションや情報収集の幅が広がって人生が豊かになる」と心の中では思っていても、「今」やらなくても「後」でいいや。ってなってしまう。

「1日10分のランニングを続ければ、健康維持に繋がる」とわかっていても、「今」走らなくても「後」で走ればいいや。ってなってしまう。


結構こういうのって、「あるある」ではないでしょうか。

緊急性が高いこと≠重要度が高いこと

この考えをもっているだけで、自分のやるべき事・自分にとって大切なことを、すこし考えやすくなります。

 

では、4つに分類したところで、いよいよ優先順位付けの3つ目の指標だった必要時間を使って更に優先順位を細かくしていきます。

「仕事が出来る人」が最も大切にしていることなので、こちらも徹底していきましょう。

まずは小さな行動から始める

サッカーや野球でもいきなり試合をせずに、ウォーミングアップをします。
ウォーミングアップによって、体を温めて筋肉をほぐし、怪我をしないようにします。

また、ウォーミングアップをすることによって、自身のパフォーマンスを最大限発揮できるようになります。

ところで、仕事や勉強をするときに、ウォーミングアップをしっかりしていますか?ここがポイントです。

「できる人」は、なにかタスクに取りくむ時、苦手な難しいモノを最初にやったりはしません。

なぜなら、それが最もエネルギーが必要でタフだとわかっているからです。

まずは、心理的負担の少ないタスクから取り組みます。
すぐに終わるようなタスクに取り組むことによって、気分が上向き、全体のリズムを作ってくれます。

「できる人」は、いきなり思い石を動かしたりしません。
軽くて小さい石から、リズムを作ります。

全体では、同じタスクでも、取り組む順番を変えるだけで、心理的な負担が変わります。

その順番を、考えないままにしているのだとしたら、とても勿体ない事かも知れません。

小さいことから取り組んで、 弾みをつけてみてください

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